Wanneer de executele administratief klaar is

Een executele is niet klaar omdat de uitvaart voorbij is of omdat een bank een saldo heeft vrijgegeven. Administratief klaar betekent dat de taken zijn afgewerkt of bewust overgedragen, dat de verdeling is uitgevoerd zoals afgesproken, en dat de rekening en verantwoording bij de erfgenamen ligt. Zij zijn geïnformeerd, dat is iets anders dan dat iedereen tevreden is. Een open geschil houd je zichtbaar. Je noemt de executele niet gesloten terwijl die vraag nog bij de notaris ligt. Sluiten is een status nadat het werk er is, geen manier om een lastige vraag te laten verdwijnen.

Er is geen wettelijke einddatum waarop een hele nalatenschap afgerond moet zijn. Termijnen die wel bestaan, staan op een concreet stuk, zoals een aanslag, een koopovereenkomst of een brief van een schuldeiser. Die datum zet je op die taak, niet op de executele als geheel. Wie vraagt wanneer het af is, krijgt een stand van zaken: welke banken hebben gereageerd, welke woning nog niet is geleverd, welke schuld openstaat. Een verzonnen maand is een toezegging die je later moet terugnemen. Een planning in het dossier is een werkafspraak met een bron per datum, geen belofte aan de familie.

Controleer voor je archiveert de vaste onderdelen. De akte zit erin, en de verklaring van erfrecht ook als de bank of de notaris die heeft gebruikt. Schulden zijn betaald of bewust open met een reden, voorschotten zijn afgeboekt, de sleutellijst klopt. De urenstaat is bijgewerkt en de rekening sluit aan op de afschriften. Ontbreekt een stuk dat je mag delen, dan gaat dat eerst naar de erfgenaam die het nodig heeft. Archiveren met een gat in de bijlagen levert later meer werk op dan het gat nu dichten.

Kwijting door de erfgenamen is een juridische stap. De notaris zegt of die nodig is en in welke vorm. Een bedankmail is geen kwijting en een gedownloade pdf evenmin. Leg vast dat je de rekening hebt verstrekt, op welke datum en aan wie, en bewaar het antwoord. Wie niet reageert, blijft een open regel. Zet die persoon niet op akkoord omdat een termijn die jij in de brief noemde is verstreken, tenzij de notaris zegt dat die gevolgtrekking mag. Tot die tijd is de status verstrekt, niet aanvaard.

Archiveren in Ervazo is een administratieve status. Het dossier blijft leesbaar, de taken staan dicht, de brieven en de waarden blijven staan zoals je ze hebt vastgelegd. Het programma verstuurt geen eindbrief, betaalt geen restant en dient geen aangifte in. De aangifte erfbelasting is een apart spoor met de Belastingdienst, ook als de verdeling al rond is. Houd een taak op dat spoor tot de aangifte is gedaan door degene die daartoe bevoegd is, of tot de notaris zegt dat zij buiten dit dossier valt. Een gearchiveerd dossier bewijst niet dat de Belastingdienst klaar is, het markeert dat jouw administratie op dit punt stilstaat.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Zet de status op gearchiveerd pas als taken, verdeling en rekening kloppen en de erfgenamen zijn geïnformeerd.