Wachtwoorden niet in een open notitie

Een lijst met wachtwoorden voor nabestaanden is begrijpelijk en riskant tegelijk. Begrijpelijk, omdat bank, mail en verzekering achter een slot zitten. Riskant, omdat een notitie die elke erfgenaam kan lezen geen slot meer is. Zet wachtwoorden niet in een open veld van het levensdossier en niet in een notitie die met het portaal meegaat. Het portaal deelt lagen met mensen die je uitnodigt. Een wachtwoord in die laag is meteen een wachtwoord van de kring die mag meelezen. Dat wil je niet, ook niet als de kring klein is en het eens lijkt. De lijst hoort buiten het gedeelde dossier.

Wat wel in het dossier hoort: dat er een lijst bestaat, en wie haar mag openen. Een korte zin is genoeg. De lijst ligt bij de vertrouwenspersoon, in een kluis, of in een wachtwoordmanager buiten Ervazo. Ervazo is geen wachtwoordmanager. Het programma bewaart dossiers, taken en documenten die je uploadt. Het is niet gemaakt om geheimen te kluizen tegen de mensen die het dossier mogen zien. Schrijf dus de plek en de persoon, niet de sleutels. Een nabestaande die de plek kent, kan de persoon bellen. Die persoon opent de lijst naar de afspraak die tijdens het leven is gemaakt, of opent haar niet.

Na de dood verandert de verleiding. Iemand wil de mail lezen om rekeningen te stoppen en vraagt of het wachtwoord in het dossier staat. Het antwoord hoort nee te zijn. De executeur heeft taken in de nalatenschap, geen vrije toegang tot elk privéaccount omdat een telefoon op tafel ligt. Welke toegang een platform geeft, staat in de procedure van dat platform. Tot die procedure is gevolgd, blijft het account dicht. In het dossier staat alleen wie de lijst mag openen. Staat de lijst toch in een notitie, haal haar eraf voordat een erfgenaam het portaal in mag.

Tijdens het leven geldt hetzelfde onderscheid. De vertrouwenspersoon ziet wat jij aanzet. Zet de vindplaats van de lijst aan als die persoon haar nodig kan hebben, en laat de rest uit. Deel geen schermfoto van wachtwoorden in de correspondentie. Conceptbrieven blijven in het dossier staan en kunnen later zichtbaar worden als de laag met brieven wordt aangezet. Een wachtwoord in een concept is dan al op de verkeerde plek terechtgekomen. Lees de tekst voordat je iemand uitnodigt. Een jaarlijkse loop door het levensdossier is een goed moment om te zien of de zin over de lijst nog klopt.

Noteer dat een wachtwoordenlijst bestaat en wie haar mag openen. Zet de sleutels zelf niet in een notitie die erfgenamen kunnen lezen, en niet in een veld dat met een portaal meegaat. Ervazo is geen wachtwoordmanager en wordt dat niet door een creatieve omweg in een notitie. Dit stuk beschrijft die grens in het dossier. Het zegt niet welk account na een overlijden mag worden geopend. Dit is geen juridisch advies en geen belastingadvies. Wie toegang mag hebben tot mail of bank, volgt uit de afspraak tijdens het leven en uit de regels van de instelling, niet uit een gedeelde notitie.