Een voorschot aan een erfgenaam boeken

Soms heeft een erfgenaam geld nodig voordat de verdeling rond is. Een voorschot uit de nalatenschap kan dan, maar alleen als degene die bevoegd is dat besluit neemt en de boedel het kan dragen. Boek het bedrag als betaling aan die erfgenaam, in mindering op diens aandeel, niet als gift en niet als afwikkelingskosten. Zet de datum, het bedrag, de rekening waarvan is betaald en de naam van de ontvanger. Schrijf ook op wie het besluit nam: de executeur, de erfgenamen samen, of de notaris. Een overboeking zonder die zin is later niet uit te leggen.

Kijk voor je betaalt naar schulden die nog openstaan en naar kosten die nog komen, zoals de uitvaartnota. Een erfgenaam die als eerste vraagt, krijgt niet vanzelf als eerste geld. De andere erfgenamen horen van het besluit, in dezelfde feitelijke bewoordingen. Beloof niet dat de rest later hetzelfde bedrag krijgt, tenzij dat besluit echt is genomen. Spreek je ongelijke voorschotten af, dan blijft de afboeking op ieders aandeel zichtbaar. Een voorschot dat nergens is geboekt, verdwijnt uit de eindafrekening en komt als verrassing terug.

De ontvanger bevestigt de ontvangst, per e-mail of met een korte verklaring met datum en bedrag. Bewaar die bij de betaling. Spreek af dat het voorschot wordt verrekend bij de eindverdeling en dat het geen gift is. Die zin hoort in de bevestiging, zodat niemand het later als schenking opvoert of het juist vergeet. Of verrekening mogelijk blijft als het aandeel kleiner uitvalt dan het voorschot, bespreek je met de notaris voordat je een groot bedrag overmaakt. In het dossier laat je die vraag open zolang zij niet is beantwoord.

Een voorschot in spullen werkt op dezelfde manier, met een extra risico. Wie een auto of een sieraad meeneemt, kan de indruk wekken de nalatenschap te aanvaarden. Formuleer de afgifte daarom als een afspraak in de boedel, met een lijst en een bevestiging. De waarde zet je erbij alleen als er een bron is, zoals een taxatie die je bewaart. Zonder bron blijft de waarde leeg en de afgifte wel geregistreerd. Een getal dat de ontvanger zelf noemt zonder stuk, neem je niet over als boedelwaarde.

In de rekening en verantwoording staat het voorschot bij de betalingen of de afgiften, met de naam van de erfgenaam. In de verdeling komt het terug als vermindering van wat die persoon nog krijgt. Die twee plekken moeten hetzelfde bedrag en dezelfde datum noemen. Ervazo kan beide vastleggen, het programma maakt het geld niet over en beslist niet of het voorschot mag. Een taak herinnert je eraan de andere erfgenamen te informeren en de bevestiging op te bergen. De taak is af als die stukken er zijn, niet alleen als het geld al van de rekening af is.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Behandel het bedrag niet als gift en noteer datum, bedrag en wie besloot.