Het urenlogboek is geen factuur

Het urenlogboek legt vast wie tijd heeft besteed, aan welke taak, en hoe lang. Die regels ondersteunen een verantwoording. Zij zijn zelf geen factuur. Een factuur is een stuk dat buiten dit logboek ontstaat, als er een grond is om iets in rekening te brengen. Het logboek is ook geen loon. Uren van een medewerker worden hier niet tot salaris gerekend en niet als loonstrook bewaard. Schrijf in het logboek de taak in gewone woorden: bankafschriften nalopen, conceptbrief bijwerken, taxatie opvragen. Schrijf er geen bedrag bij. Een geldbedrag in het urenlogboek laat tijd eruitzien als een prijs. Die prijs hoort hier niet. De tijd wel, met de datum en de naam van de medewerker.

Of er een vergoeding verschuldigd is, zegt het testament of de afspraak. Niet het logboek en niet een percentage dat je zelf verzint. Vul geen percentage in. Neem er ook geen over uit een ander dossier. Staat in het testament dat een executeur een vergoeding krijgt, dan noteer je dat de akte dat zegt en laat je het bedrag leeg tot de grondslag vaststaat. Staat er niets, dan blijft het veld leeg. Een afspraak met de erfgenamen over een vergoeding hoort als stuk in het dossier, niet als een afronding van de uren. Zolang dat stuk er niet is, is het logboek alleen een verslag van tijd. Het schept geen vordering op de boedel.

Deel het urenlogboek niet via het portaal alsof het een rekening is. Erfgenamen zien brieven alleen als die laag aan staat, en een urenlijst is geen brief die een schuld vaststelt. Wil het kantoor later een opgave doen, dan is dat een eigen stuk, met een eigen taak wie het verstuurt. De uren kunnen die opgave ondersteunen doordat de taken en de data er staan. Zij vervangen de opgave niet. Interne twijfel over of een uur declareerbaar is, blijft een interne notitie. Zet die twijfel niet in een laag die erfgenamen zien. Medewerkers zien het logboek in de werkplek. Daar hoort het, naast de taak, niet naast een toegezegd erfdeel.

Ervazo bewaart de uren als logboek bij de medewerker en de taak. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Het telt de vastgelegde tijd op als tijd, niet als factuur en niet als loon. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma zet geen percentage op de uren en het maakt geen rekening klaar omdat er uren staan. Of een vergoeding verschuldigd is, blijft de tekst van het testament of van de afspraak. Het werkblad vult die tekst niet aan. Een leeg bedrag bij de vergoeding blijft leeg. De software keert niets uit en stuurt de urenlijst niet als aanslag de deur uit.