Uren van de executeur bijhouden

Houd de uren bij vanaf de eerste week, ook als nog onduidelijk is of er een vergoeding tegenover staat. Noteer de datum, de bestede tijd en een korte omschrijving van het werk. Een logboek dat achteraf uit het geheugen wordt gevuld, mist de kleine blokken en wekt wantrouwen. Schrijf op dezelfde dag of de dag erna. Een regel per soort werk is genoeg, splits niet tot elke minuut als dat de lijst onleesbaar maakt. Rond ook niet alles af op halve dagen zonder een omschrijving van wat je deed.

Een vergoeding is alleen verschuldigd als het testament, de wet of een overeenkomst dat zegt. Lees die bron voordat je een bedrag in het dossier zet. Staat er niets over een beloning, dan blijven de uren een verantwoording van inzet, geen factuur. Verzin geen uurtarief en geen percentage van de nalatenschap. Noemt het testament een vergoeding, neem dan die omschrijving over en vraag de notaris hoe zij wordt berekend. Tot die uitleg er is, blijft het bedrag leeg en kunnen de uren intussen wel compleet zijn.

Maak onderscheid tussen uren van de executeur en uren van een kantoor dat de administratie ondersteunt. Een medewerker die afschriften invoert, schrijft op eigen naam in het logboek. De executeur schrijft de uren die hij zelf maakt. Een factuur van een taxateur is geen urenregel maar een kostenpost met een factuur. Die factuur gaat naar de rekening en verantwoording als de opdracht bij de afwikkeling past. Of een kostenpost past, laat je bij twijfel aan de notaris, jij bewaart opdracht en factuur bij elkaar.

Erfgenamen hebben baat bij een begrijpelijke uitleg van de inzet, niet bij een oordeel over ijver. Deel het logboek wanneer je de rekening en verantwoording deelt, of eerder als de notaris dat dekt. Een wekelijks bericht met uren voedt discussie over details en is niet nodig. Bundel de regels per fase: de eerste weken, de banken, de woning, de verdeling. Een fase zonder uren laat je leeg, in plaats van een rond getal te zetten omdat de maand anders kaal oogt. De omschrijving blijft feitelijk, zonder commentaar op erfgenamen.

In Ervazo blijven de urenregels naast de taken staan. Het programma rekent geen loon uit en maakt geen factuur naar de erfgenamen. Mag je later een bedrag opnemen omdat de bron dat toestaat, dan boek je dat als aparte regel in de rekening en verantwoording. Je verwijst naar het testament of de overeenkomst. De urenlijst is dan de bijlage, niet de grondslag op zichzelf. Betaal jezelf niet vanaf de boedelrekening voordat die grondslag en het bedrag vaststaan. Een vooruitbetaling zonder afspraak is later moeilijk uit te leggen.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Zet geen percentage en geen voorbeeldtarief in een leeg veld.