Een authenticator als kantoorverplichting

Het kantoor kan eisen dat een login met een authenticator wordt bevestigd. Dat is een instelling van de firma, geen gunst die een medewerker overslaat omdat een dossier haast heeft. De eis geldt voor de werkplek, waar het personeel de dossiers ziet. Zij staat los van de vraag welke lagen een erfgenaam mag zien. Een authenticator bewijst dat deze persoon de tweede stap heeft. Zij bewijst niet vanzelf welke rol daarbij hoort. De rol zet je apart: medewerker op de werkplek, of erfgenaam op het portaal. Haal die twee niet door elkaar omdat iemand het wachtwoord kent. Kennis van een wachtwoord is geen benoeming en geen volmacht.

Een gedeeld wachtwoord is geen rol. Schrijf het wachtwoord niet op een briefje bij het dossier en mail het niet rond in de familie. Elke erfgenaam krijgt een eigen login. Alleen dan is zichtbaar wie er in het portaal kijkt, en alleen dan kun je de toegang van een persoon intrekken zonder de anderen buiten te sluiten. Een nicht die meekijkt via de login van een broer, is in het spoor die broer. Dat wil je niet. Medewerkers gebruiken evenmin elkaars login om een taak af te vinken. De werkplek hoort bij de persoon die het werk doet. Een gemeenschappelijk account veegt de rollen weg en maakt de hashketen van het dossier moeilijker te lezen.

Zet de eis van de authenticator aan voor het kantoor en leg uit dat een nieuwe medewerker pas meekijkt als die stap werkt. Een erfgenaam nodig je pas uit als je weet wie die persoon is en welke lagen aan mogen. De login van de erfgenaam opent niet de werkplek en niet de interne notities. Staat een laag uit, dan blijft zij uit, ook als de erfgenaam een authenticator gebruikt. De tweede stap is geen sleutel tot het hele dossier. Noteer bij de uitnodiging welke lagen aan staan en waarom. Een collega ziet dan dat toegang een keuze is, geen automatisme na het overlijden. Intrekken van een login laat de rest van de kring met rust.

Ervazo kan de authenticator voor het kantoor verplicht stellen en houdt de login van een medewerker apart van de login van een erfgenaam. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Het werkblad toont de lagen die je aan hebt gezet. Het beslist niet wie bevoegd is. Het dient niets in en het betaalt niets. Een geslaagde login is geen benoeming tot executeur of vereffenaar. Het programma deelt geen wachtwoord uit en het maakt van een gedeelde code geen rol. Wie naar binnen mag, blijft een beslissing van het kantoor, vastgelegd per persoon en per laag.