Sleutels, codes en de bankkluis

Begin met een sleutellijst voor huis, schuur, brievenbus, poort en auto. Noteer per sleutel hoeveel exemplaren er zijn en wie er een heeft. Vraag de partner, de kinderen, de hulp en een buur die tijdens vakanties binnenkwam dezelfde vraag. Spreek af wie de komende weken naar binnen moet en haal de rest in. Een slot wijzigen doe je als een exemplaar kwijt is en de woning leegstaat, en je noteert datum en factuur bij de woning. Woont er nog een partner, stem dan eerst af voordat je diegene de toegang ontneemt.

Codes horen niet in een groepsbericht en niet in een notitie die alle erfgenamen in een portaal zien. Bewaar een alarmcode bij de persoon die de woning beheert, buiten het gedeelde dossier om. In de takenlijst volstaat de zin dat de code bij de executeur ligt. Een wachtwoord uit het levensdossier gebruik je na de dood niet verder alsof de volmacht nog loopt. Toegang vragen aan de bank of de aanbieder is iets anders dan blijven inloggen. Schrijf op welke codes bestaan, niet wat zij zijn, tenzij de bewaarplaats voor geheimen van het kantoor dat dekt.

Een bankkluis open je niet op eigen houtje. De bank heeft een procedure, vaak met een afspraak en een verklaring van erfrecht of een andere machtiging. Vraag die procedure en volg haar. Neem een tweede persoon mee als de bank dat toestaat, zodat de inhoud met twee paar ogen wordt beschreven. Maak ter plaatse een lijst met omschrijving en aantal, en een foto alleen als de bank dat toestaat. De inhoud is pas een bate als je haar hebt gezien, tot die dag is de kluis een taak zonder bedrag en zonder gok.

Een huiskluis of een lade met enveloppen behandel je net zo zorgvuldig, ook al is er geen bank bij. Open haar met een tweede persoon erbij als dat kan. Tel contant geld en leg het vast met datum en twee namen, of stort het op de boedelrekening zodra die er is en bewaar het bewijs. Sieraden beschrijf je per stuk, tenzij de familie bewust een verzamelregel wil voor stukken zonder afzonderlijke waarde. Een testament of een polis die in de kluis ligt, gaat dezelfde dag naar de documentenmap. De kluis is een vindplaats, niet een archief dat dicht mag blijven.

Sleutels van een huurwoning of van een kamer in een instelling lever je in tegen een ontvangstbewijs. Vraag of er nog een waarborgsom openstaat en zet die vraag als taak. De waarborgsom is pas een bate als de verhuurder het bedrag en een eventuele verrekening schriftelijk noemt. Verzin geen schadebedrag. De autosleutel blijft bij de auto tot verkoop of tenaamstelling is geregeld. Wie er tijdelijk in rijdt, noteer je, inclusief de vraag of de verzekering dat dekt, en die dekking bevestigt de verzekeraar. Tot het ontvangstbewijs binnen is, blijft de sleutel op naam van degene die haar heeft.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Zet geen waarde op een kluis die nog dicht is en volg de procedure van de bank.