Bekende schuldeisers schrijf je aan, onbekende niet

Schulden die op de sterfdag bestonden, horen op de passiefzijde. Je schrijft de schuldeisers aan die je kent: een nutsbedrijf, een verzekeraar met een openstaande premie, de Belastingdienst, of een persoon van wie je een overeenkomst of een overboeking kunt aanwijzen. Per schuldeiser een regel, of per vordering als de stukken ze splitsen. Vraag schriftelijk welk bedrag op de overlijdensdatum openstond. Dat bedrag is de schuld op de sterfdag. Wat daarna wordt gefactureerd voor een periode na overlijden, hoort in het verloop. Je mixt een jaarafrekening niet tot één getal zonder de opgave te lezen en als bron te bewaren.

Een schuld die je vermoedt maar niet kunt aanwijzen, krijgt geen bedrag. Zij krijgt een taak: navragen bij deze wederpartij, met datum en status open. Een taak is geen passiefpost met een rond cijfer. De familie kan denken dat er nog een lening van een broer of zus openstaat. Dan zoek je de overboekingen en een eventuele overeenkomst. Vind je die, dan wordt het een schuld of een vordering met dat stuk als bron. Vind je die niet, dan blijft de taak staan en blijft het veld leeg. Een familieverhaal zonder betaling is context bij de taak, niet een saldo dat je invult.

Bij een nutsbedrijf vraag je het saldo per sterfdag en de stand van de voorschotten. Een voorschot dat al was betaald, is geen extra schuld. Een te veel betaald voorschot kan een vordering zijn, maar alleen als de afrekening dat zegt. Tot de afrekening er is, boek je niets. Zet het klantnummer en het adres bij de taak. De hypotheek en een persoonlijke lening blijven hun eigen regels houden. Je bundelt alle schulden niet tot één restpost, want dan verdwijnt de bron per schuldeiser. Elke brief die terugkomt, koppel je aan de regel waar de vraag bij hoorde, met de datum van ontvangst.

Een lening van een broer of zus noteer je met de namen, het stuk en het saldo op de sterfdag. Rente daarna boek je alleen als de overeenkomst die rente noemt en de berekening bij het stuk zit, of als de schuldeiser een opgave stuurt. Je rekent geen rente uit het hoofd. Betalingen na overlijden verlagen de schuld en de rekening waarvan is betaald. Leg beide kanten vast. Is onduidelijk of een overboeking een lening of een gift was, dan blijft dat een vraag. Het bedrag mag als feit in de notitie, zonder het tot schuld te maken.

Een schuldenlijst is geen waardering en geen belastingadvies. Ervazo verzint geen schuldeiser en vult geen openstaand bedrag in. De bron van een schuld is de schuldeiser, in een opgave of een factuur per sterfdag. De Belastingdienst is de bron voor een belastingschuld, niet een schatting van wat een aanslag later zal zijn. Tot de brief er is, blijft de regel een taak. Een taak zonder getal hoort zichtbaar te blijven, zodat niemand later denkt dat de passiefzijde al rond was. De bank is de bron als de schuld een lening bij de bank is, met een eigen opgave.