Wat er in de rekening en verantwoording staat

Een executeur legt rekening en verantwoording af over het beheer. In de administratie hoort het beginsaldo, bij voorkeur het saldo per de overlijdensdatum als de bank dat heeft opgegeven. Daarna elke ontvangst, zoals een nabetaling van loon, een teruggave of een verkoop. En elke betaling, zoals de uitvaartnota, een taxatie of een schuld die je mocht voldoen. Zet bij elke regel de datum, de tegenpartij, het bedrag en het bewijsstuk. Een totaal zonder onderliggende regels is later niet uit te leggen aan de erfgenamen. Het beginsaldo en het eindsaldo moeten aansluiten op de afschriften.

Houd privé en boedel uit elkaar. Een erfgenaam die een factuur voorschiet, krijgt een vordering op de nalatenschap, tenzij je die betaling uitdrukkelijk als voorschot op het erfdeel boekt. Kies per betaling een behandeling en schrijf die keuze op. Contant geld dat in huis lag, tel je bij voorkeur met twee personen en zet je op een ontvangstbewijs. Een kluis bij de bank open je volgens de procedure van de bank. De inhoud wordt pas een bate als je haar hebt gezien en beschreven, tot die tijd is het een taak zonder bedrag.

De tijd die je besteedt, hoort in een urenstaat. Die urenstaat is een logboek van wat je hebt gedaan. Een vergoeding is alleen verschuldigd als het testament, de wet of een overeenkomst dat zegt. Zet geen uurtarief in de administratie zolang die grondslag ontbreekt. Noem in de rekening de uren en, alleen als er een grondslag is, het bedrag dat uit die bron volgt. De bron neem je over, het tarief en een percentage van de nalatenschap verzin je niet. Uren zonder grondslag blijven uren, geen factuur aan de erfgenamen.

Wat je aan wie hebt afgegeven, hoort op dezelfde rekening. Een auto naar een kind, een schilderij naar een ander, een sleutelbos naar de partner die in het huis blijft. Noteer de datum, de omschrijving en de ontvanger. Bewaar een bevestiging van ontvangst erbij. Zonder die regel lijkt een goed zoekgeraakt, met die regel is zichtbaar dat het niet meer in de boedel zit. Of de afgifte een voorschot is of de definitieve verdeling, label je zoals de notaris dat bedoelt. Een goed zonder ontvanger blijft op de lijst van wat nog in huis is.

Ervazo kan de lijst van saldi, ontvangsten, betalingen en afgiften afdrukken. Dat afschrift is een werkvorm voor het gesprek en voor je eigen controle. Het is niet de juridische kwijting. Erfgenamen verlenen kwijting als zij dat doen, op de manier die de notaris aangeeft, niet doordat een pdf is gedownload. Stuur het afschrift pas als de bijlagen kloppen met de regels. Een ontbrekende factuur blijft een open punt, liever drie open vragen dan een sluitende som zonder bewijs. De afdruk bewaart de stand van dat moment, latere correcties krijgen een nieuwe datum.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. De lijst is geen kwijting en geen opdracht aan de bank om een restant uit te betalen.