Het portaal laag voor laag aanzetten

Het portaal voor erfgenamen heeft lagen: tijdlijn, bezittingen, bedragen en brieven. Je zet ze een voor een aan, niet als een pakket op de dag dat het dossier wordt geopend. Een laag gaat aan als de inhoud een bron heeft. De tijdlijn pas als de gebeurtenissen kloppen met de stukken. De bezittingen pas als elke post een herkomst heeft of uitdrukkelijk open staat zonder verzonnen bedrag. De bedragen pas als de cijfers zijn onderbouwd. De brieven pas als de tekst niet meer een fout concept is. Tot die tijd blijft de laag uit. Erfgenamen zien alleen de lagen die aan staan. Wat uit staat, bestaat voor hen niet in het portaal.

Interne notities gaan nooit mee. Een twijfel, een ruzie of een nog niet gecontroleerd cijfer blijft in de werkplek. Medewerkers zien die werkplek. Erfgenamen niet. Zet een notitie dus niet over in de tijdlijn om haar toch te delen. De tijdlijn is geen tweede lade voor interne tekst. Wil je iets delen, dan hoort het in een laag die je bewust aan zet, en alleen in de vorm die klopt. Een saldo waar nog een schuld ontbreekt, hoort niet in de laag bedragen. Liever die laag uit, met een taak om het afschrift te vragen, dan een getal dat de familie als eindstand leest. Delen is een handeling. Opslaan is dat niet.

Noteer bij het aanzetten van een laag de datum en de reden. Welk stuk maakte de bezittingen deelbaar. Welke bron droeg de bedragen. Welke brief is definitief. Een collega die het dossier overneemt, ziet dan waarom de laag aan staat en kan haar weer uit zetten als de bron wegvalt. Intrekken mag. Een laag die te vroeg aan stond, zet je uit tot de tekst of het cijfer is rechtgezet. Zeg dat ook tegen de erfgenaam als die de laag al heeft gezien: het eerdere beeld was een tussenstand en is ingetrokken. Laat het oude getal niet staan naast een nieuw getal zonder uitleg in de laag die aan blijft. De werkplek bewaart de interne reden. Het portaal toont alleen de laag.

Ervazo toont een erfgenaam alleen de lagen die het kantoor aan heeft gezet en houdt interne notities buiten het portaal. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Een berekening op dat werkblad wordt niet vanzelf een gedeeld bedrag. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma zet tijdlijn, bezittingen, bedragen of brieven niet zelf aan omdat er een stuk is geüpload. De medewerker kiest de laag. Medewerkers blijven de werkplek zien, inclusief wat nog open is. Het werkblad rekent met de ingevoerde cijfers voor het kantoor. Publiceren is een aparte stap, en die stap doet de software niet uit zichzelf.