Een playbookdatum is een kantoorafspraak

Het playbook zet de stappen van een nalatenschap in de volgorde die dit kantoor aanhoudt. Een datum daarin is de dag waarop een collega een stap wil afronden. Dat is een afspraak van het kantoor, geen regel uit de wet. Een termijn van de Belastingdienst, een termijn in een testament of een datum op een brief blijft een aparte regel met een eigen bron. Die bron verdwijnt niet omdat de planning schuift. Zet bij elke playbookdatum het label afspraak. Een collega die het dossier later opent, ziet dan dat het om de kantoorvolgorde gaat. Zonder dat label lijkt een interne herinnering een vervaldag met rechtsgevolg. Het playbook ordent het werk van de medewerkers. Het schept geen nieuwe plicht tegenover erfgenamen, schuldeisers of een instantie.

Een gemiste playbookdatum is een gemiste afspraak binnen het kantoor. Zij is niet vanzelf een wettelijk verzuim. De wet, de akte en de brief van een instantie hebben hun eigen dagen. Die dagen toets je aan de bron, niet aan een taak die te laat oogt. Loop je uit de planning, dan noteer je dat de afspraak is verzet en waarom dat zo is. Je schrijft er niet bij dat de nalatenschap daardoor in gebreke is. Dat oordeel hoort niet uit een kalender van het kantoor te komen. Houd in de taak twee soorten data uit elkaar. De afspraak draagt het label afspraak. De andere datum draagt de bron, zoals de brief of het testament. Wie die velden in een regel propt, laat een planningstekort eruitzien als een rechtsfout.

Gebruik het label afspraak ook als een erfgenaam naar een datum vraagt. Zeg dat het kantoor die stap dan wil doen, niet dat de wet die dag eist. Ontbreekt er nog een bankstuk of een waarde, dan noem je dat open punt. Je noemt geen verzonnen wettelijke dag om het wachten te verklaren. Valt een playbookdatum toevallig samen met een echte termijn, dan blijven het twee regels. De ene is de afspraak. De andere is de termijn met bron. Verander je de planning omdat een collega afwezig is, dan schuif je alleen de afspraak. De datum uit de brief blijft staan tot de brief zelf iets anders zegt. Zo kan iemand het dossier overnemen zonder de planning voor de wet aan te zien.

In het dossier blijft elke playbookdatum het label afspraak houden, ook als de stap al is gedaan. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Het telt een gemiste kantoordatum niet om tot verzuim, rente of schade. Het dient niets in en het betaalt niets. Een afgevinkte afspraak is geen beschikking en geen kwijting tegenover de erfgenamen. De software haalt het label niet weg omdat een kalenderdag voorbij is. Wat nog openstaat, blijft een taak tot een medewerker die taak afhandelt. Een collega leest de labels en de bronnen naast elkaar. Het werkblad ordent de planning van dit kantoor. Het beslist niet welke dag uit de wet komt.