Paspoort en rijbewijs lever je in bij de gemeente

Een paspoort en een rijbewijs van de overledene lever je in bij de gemeente. Zij zijn geen aandenken in een la en zij zijn geen legitimatie die een nabestaande nog even gebruikt. Niet voor een rit, niet aan een loket, en niet om een account te bevestigen. In het dossier noteer je welk document is ingeleverd, bij welke gemeente en op welke datum. Noteer ook of de gemeente een bewijs van inlevering heeft gegeven. Dat bewijs is de bron, niet de herinnering dat iemand het document heeft meegenomen. Andere documenten, zoals een identiteitskaart, volg je op dezelfde manier als zij van de overledene zijn. Vraag bij het loket wat er moet worden ingeleverd en lever dat in.

Tot de inlevering liggen de documenten op een plek die niet als gebruiksklaar wordt behandeld. Niet in een portemonnee die nog meegaat, en niet in een map die een erfgenaam voor een afspraak meeneemt. Schrijf in de taak wie ze wegbrengt en naar welk loket. Na afloop schrijf je de datum en het bewijs. Is een document zoek, dan noteer je dat het zoek is en vraag je de gemeente wat zij daarvan willen horen. Je vult geen vermissing in met een verhaal dat het wel ergens zal liggen, en je gebruikt een gevonden document later alsnog niet. De taak blijft open tot inlevering of tot het antwoord over een zoek document is vastgelegd.

Een rijbewijs is geen bewijs van een auto in de boedel, en een paspoort is geen bewijs van een reisverzekering. Houd die papieren bij de documenten die terug moeten, niet bij de activa. De auto, als die er is, heeft een eigen regel met een bron voor de waarde. Dit stuk gaat alleen over het inleveren van het document. Ervazo bewaart het bewijs van inlevering en, als je de gemeente hebt geschreven, de brief en het antwoord. Het verstuurt ze niet. Zet geen scan in een laag die erfgenamen als een bruikbare legitimatie kunnen lezen. De scan, als je er een maakt voor het archief, hoort bij de interne stukken met de aantekening dat het document is ingeleverd en niet mag worden gebruikt.

Paspoort en rijbewijs gaan naar de gemeente, niet naar een herinneringsdoos en niet naar een gebruikssituatie. Het dossier vermeldt dat zij zijn ingeleverd, met datum en bewijs. Zonder dat bewijs is de taak niet af. Een document dat nog niet is ingeleverd, blijft op de takenlijst tot de gemeente de ontvangst heeft bevestigd. Dit is geen juridisch advies. Welke documenten het loket terug wil en of de inlevering zo klopt, bevestigt de gemeente. Of een voertuig of een ander goed in de boedel hoort, is een andere vraag. Die bevestigt de notaris of de bron van dat goed, niet het ingeleverde rijbewijs.