Wat een medewerker ziet en wat een erfgenaam ziet

Een medewerker ziet de werkplek. Dat is het dossier zoals het wordt bijgehouden: taken, notities, concepten, en de boedel inclusief wat nog niet klopt. Een erfgenaam ziet dat niet. Een erfgenaam ziet het portaal, en alleen de lagen die aanstaan. Die lagen zijn de tijdlijn, de boedel, de bedragen en de brieven. Staat een laag uit, dan gaat zij niet mee. De uitnodiging zegt hetzelfde: je ziet alleen wat voor jou is aangezet. De ingang van de medewerker en de ingang van de erfgenaam blijven verschillend, ook als iemand in het dagelijks leven beide rollen kent. Het scherm voegt ze niet samen omdat dat handig zou zijn.

Interne notities blijven binnen. Twijfel over een WOZ-beschikking, een concept van een brief, de vraag of de aanvaarding al is gekozen: dat is werk op de werkplek. Het wordt geen bericht aan de erfgenaam alleen omdat het waar is. Brieven worden zichtbaar als die laag aanstaat, en dan voor de betrokkene voor wie brieven zijn aangezet. Een concept is geen brief die al de deur uit is. Zet de laag met brieven pas aan als de tekst mag worden gelezen. De tijdlijn kan eerder aan, als de stappen kloppen en er geen bedrag in de zin staat dat nog moet schuiven. Notities blijven ook dan binnen.

Bedragen zijn een eigen laag, los van de boedel. Iemand kan zien dat er een woning is zonder het bedrag te zien. Dat is nuttig zolang de waarde geen bron heeft, of zolang een saldo van vandaag nog door de peildatum loopt. De boedel zonder bedragen laat zien wat er is. De bedragen komen erbij als zij de sterfdatum dragen en de bron erbij staat. Deel minder zolang een cijfer niet klopt, en zet een laag weer uit als je te vroeg was. Een rechtzetting achteraf haalt de eerste lezing niet altijd in. De erfgenaam onthoudt het eerste getal, niet je bedoeling.

In de executele gebruik je dat onderscheid steeds opnieuw. De medewerker bereidt voor. De erfgenaam volgt wat is vrijgegeven. De executeur werkt in de werkplek, of laat het kantoor dat doen, en gebruikt het portaal niet als de werkplek in een kleinere letter. Zet per dossier vast welke lagen aanstaan, en kijk daar nog eens naar voordat een uitnodiging weggaat. Ervazo verstuurt die uitnodiging niet uit zichzelf. De tekst kan klaarstaan. Het versturen doe je bewust, vanuit je eigen post. Een erfgenaam die te vroeg binnenkomt, ziet een klad. Een klad hoort niet de indruk van een eindstand te wekken.

Een medewerker ziet de werkplek. Een erfgenaam ziet alleen de lagen van het portaal die aanstaan: tijdlijn, boedel, bedragen en brieven. Interne notities blijven binnen. Dit onderscheid is een keuze in de software, geen oordeel over wie recht heeft op informatie buiten het portaal. Dit is geen juridisch advies en geen belastingadvies. Of een erfgenaam inzage moet krijgen in een bepaald stuk, en of een bedrag op het portaal de aangifte raakt, volgt niet uit een aangezette laag. Dat bespreek je met de notaris, de Belastingdienst of een adviseur die het dossier kent.