De mailbox van de overledene

E-mail is vaak de plek waar polissen, facturen en berichten van instanties binnenkomen. Toch mag een executeur niet vanzelf alle post van de overledene lezen. Het testament en het beleid van de aanbieder bepalen wat er mag. Vraag de notaris welke ruimte je hebt voordat je een mailbox opent of een gevonden wachtwoord gebruikt. Bij de provider vraag je welke procedure zij hebben na een overlijden. Zelf inloggen met een gevonden wachtwoord is geen neutrale administratieve handeling, ook niet als je alleen naar facturen zoekt. Volg de route die de provider en de notaris aangeven.

In het dossier zet je de accounts die bekend zijn: het adres, de provider, en of er papieren facturen uit die bus kwamen. Zet geen wachtwoord in een open notitie en geen herstelcode in een portaal voor erfgenamen. Als het kantoor een bewaarplaats voor geheimen heeft, hoort zo'n gegeven daar alleen wanneer de notaris dat gebruik dekt. Een lijst van adressen is genoeg om organisaties te kunnen aanschrijven waarvan je de post herkent. De inhoud van oude mails is geen inventaris die je afdrukt en naar alle erfgenamen stuurt. Bewaar alleen wat de afwikkeling nodig heeft.

Papieren post en digitale post staan in dezelfde takenlijst, met een ander kenmerk. Een factuur die alleen per mail binnenkomt, bewaar je als bestand bij de schuldeiser. Knip haar los van een gesprek met een arts of een familielid. Medische berichten horen niet in de boedelmap. Kom je ze tegen terwijl je naar een polis zoekt, dan stop je en vraag je de notaris hoe daarmee om te gaan. De taak is de afwikkeling, niet het archief van een leven, en nieuwsgierigheid is geen reden om verder te lezen.

Een nieuwsbrief of een webshop zeg je op via de route van de abonnementen, met de akte als de aanbieder die vraagt. Je hoeft daarvoor niet de hele mailbox te bewaren. Vraag de provider of een beperkt doorstuuradres mogelijk is, als hun beleid dat toestaat. Een doorstuur dat alle privémail naar een erfgenaam stuurt, is meestal te ruim. Kies liever een gerichte opvraging bij organisaties die je al kent. Sociale media en een cloud met foto's zijn aparte aanbieders met eigen procedures, zet ze op de lijst en open ze niet op de dag dat je de bank belt.

Weet een erfgenaam het wachtwoord omdat hij tijdens het leven meekeek, dan geldt dezelfde rem. De informeel gedeelde toegang eindigt bij de dood, net als een volmacht. Vraag die persoon om geen berichten te wissen en om niets te versturen uit naam van de overledene. Wissen maakt de administratie armer en wekt wantrouwen. Een korte schriftelijke afspraak dat niemand het account gebruikt tot de provider of de notaris de route heeft aangegeven, hoort in het dossier. Ervazo bewaart die afspraak en de lijst van bekende adressen, het programma logt nergens in en haalt geen mailbox leeg.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Een gevonden wachtwoord is geen toestemming om de mailbox te lezen.