Loon, vakantiegeld en de werkgever

Als de overledene in loondienst was, vraag je de werkgever om een schriftelijke opgave. Daarin horen het laatste loon, het openstaande vakantiegeld, verlofuren als de werkgever die uitbetaalt, en een eventuele uitkering bij overlijden. Verzin zelf geen bedrag en geen wettelijke hoogte, de werkgever kent de regeling die daarop van toepassing is. Zet in het dossier de naam van de werkgever, het personeelsnummer als je dat hebt, en de datum van je verzoek. Een mondelinge toezegging van een collega noteer je als aantekening, niet als een vaststaand recht. Bewaar de loonstrook zodra die er is, naast de brief waarin je om de opgave vroeg.

Loon dat na de overlijdensdatum nog wordt overgemaakt, boek je als ontvangst van de nalatenschap. Het is geen inkomen van een erfgenaam en het wordt niet privé uitgegeven omdat het op een gezamenlijke rekening binnenkomt. Vraag de loonstrook en de jaaropgave op, ook als het bedrag klein lijkt. De Belastingdienst kan later naar die stukken vragen, dus zij horen bij de correspondentie met de werkgever. Noteer de datum van de bijschrijving en de omschrijving die op het afschrift staat. Een bedrag zonder strook blijft een open taak, niet een post die je al aan een erfgenaam toerekent.

Soms kent een werkgever een uitkering bij overlijden toe aan een partner of een kind, buiten het loon om. Die uitkering kan een andere ontvanger hebben dan de nalatenschap. Vraag aan wie wordt betaald en op grond van welke regeling, zonder zelf de begunstigde aan te wijzen. Gaat het bedrag naar een nabestaande en niet naar de boedel, dan zet je het apart van de banktegoeden. Komt het wel in de boedel, dan boek je het als bate met de brief van de werkgever als bron. Een schatting van de familie vult dat veld niet.

Meld het overlijden ook zodat een leaseauto, een laptop, een telefoon of een pas terug kan naar de werkgever. Maak een lijst van spullen van de werkgever die nog in huis liggen. Spullen van de overledene die op het werk liggen, vraag je terug met een korte brief. Meng die teruggave niet met de loonopgave, houd twee taken aan: een voor geld en stroken, een voor goederen. Noteer wie de spullen in ontvangst neemt en op welke datum. Een ontvangstbevestiging van de werkgever hoort bij die tweede taak.

Een eenmanszaak of een maatschap is geen loondienst, daarvoor open je een apart spoor met de boekhouder. De werkgever levert cijfers en eventueel een uitkering, hij wikkelt de nalatenschap niet af. Reageer op een eindafrekening pas als de strook en het bijgeschreven bedrag overeenkomen. Een verschil wordt een vraag aan de werkgever, geen correctie die je zelf op de strook schrijft. De werkgever blijft eigenaar van zijn loonadministratie, jij bewaart de kopieën die hij afgeeft. Tot de opgave binnen is, blijft het bedrag leeg, ook als een collega een rond getal noemt.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Vul geen voorbeeldbedrag in om de lijst er compleet uit te laten zien.