Een interne notitie blijft van het kantoor

Een interne notitie is er voor het kantoor. Daar komen de ruzie, de twijfel en de vraag die nog niet rijp is voor een brief. Twee erfgenamen die elkaar tegenspreken over een lening, een vermoeden dat er een rekening in het buitenland is, een zin in een concept die nog niet klopt. Dat schrijf je op zodat een collega het morgen nog snapt. Je schrijft het niet om het te delen. Interne notities blijven binnen. Zij volgen niet naar het portaal, niet naar de tijdlijn, niet naar de brieven en niet naar de laag met bedragen. Medewerkers zien ze in de werkplek. Erfgenamen zien alleen lagen die aan staan, en een notitie is geen laag.

Schrijf de notitie concreet. Wie zei wat, op welke dag, en welk stuk nog ontbreekt. Laat scheldwoorden weg als zij niets toevoegen aan de feiten. Een korte zin over de tegenstelling is genoeg: zus noemt een lening, broer betwist haar, akte ontbreekt, bedrag blijft leeg. Die toon houdt de notitie bruikbaar als het dossier later wordt overgenomen. Een emotioneel verslag wordt gevaarlijk op het moment dat iemand het per ongeluk in een brief plakt. Daarom blijft de notitie op haar plek. Zij is geen conceptbrief en geen boedelpost. Maak van een twijfel geen bedrag. Een rond getal in een notitie is even misleidend als een rond getal in de boedel.

Wordt de twijfel een besluit, dan schrijf je het besluit op een plek die de juiste mensen mogen zien. Het besluit kan een taak zijn: notaris vragen of deze lening een post is. Het kan een boedelregel zijn met een leeg bedrag en een bronvraag. Het kan later een brief zijn, als concept gemarkeerd tot hij verstuurd is. Het besluit herhaalt niet de ruzie. Het noemt de handeling en de open vraag. De notitie met de scherpe woorden blijft intern, ook nadat het besluit bestaat. Zo leest een erfgenaam, als de laag aan staat, het besluit en niet het gekibbel. Medewerkers houden beide in de werkplek uit elkaar: feit en taak aan de ene kant, interne context aan de andere.

Ervazo houdt de interne notitie in de werkplek en neemt haar niet mee als een laag van het portaal aan gaat. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Een notitie telt niet mee als schuld, als gift of als erfdeel. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma promoveert een notitie niet tot brief en niet tot besluit. Dat doe je zelf, op de plek die bij het besluit hoort, en alleen voor de mensen die het mogen zien. Het werkblad rekent met posten die een veld hebben, niet met een kanttekening. De ruzie blijft tekst voor het kantoor. Zij wordt geen aanslag en geen uitkering.