Incasso's eerst in kaart, dan pas stoppen

Na een overlijden lopen veel automatische incasso's door. Dat is hinderlijk bij een abonnement van alleen de overledene en riskant als een partner nog in het huis woont. Maak eerst een lijst voordat je iets opzegt of storneert. Noteer per incasso de ontvanger, het kenmerk, de frequentie en de rekening waarvan wordt afgeschreven. Zet erbij of de overledene alleen stond of samen met een partner. Een lijst is een werkdocument en nog geen opdracht aan de bank om alles te stoppen. Te vroeg stoppen kan een achterblijvende partner afsluiten van energie of verzekering.

Energie, water, zorgverzekering, inboedelverzekering, opstalverzekering en telefoon horen bijna altijd op die lijst. Daarna komen de krant, de sportschool, streamingdiensten en verenigingen. Voor vaste lasten van de woning kijk je of er nog iemand woont. Zeg je de energie op terwijl de partner er nog is, dan kan de levering stoppen op een moment dat niemand dat wil. Noteer daarom bij elke regel of zij alleen de overledene raakt, gemeenschappelijk is, of nog onduidelijk is. Alleen de eerste groep is een kandidaat om snel te melden, de rest blijft lopen tot je de partner of de leverancier hebt gesproken.

Een bank geeft de rekening van de overledene niet altijd meteen vrij. Incasso's kunnen daardoor nog slagen of juist worden geweigerd omdat het saldo is geblokkeerd. Beide uitkomsten noteer je, want een geweigerde premie kan een verzekering laten vervallen zonder dat je dat bedoelde. Schrijf de verzekeraar niet om alles te schrappen, maar met de mededeling van het overlijden en de vraag welke dekking nog nodig is. Bewaar het antwoord en koppel de brief aan de incassoregel. Zo blijft zichtbaar waarom iets is blijven lopen en wie dat heeft bevestigd.

Een gemeenschappelijke rekening van een partner werkt anders dan een rekening op een naam. Stop niet alle incasso's op de gezamenlijke rekening omdat een van de rekeninghouders is overleden. De bank legt uit wat er met die rekening gebeurt en welke handelingen nog mogen. Tot die uitleg er is, beperk je tot het vastleggen van wat er afgeschreven wordt. Vraag afschriften zodat je ziet wat er na de overlijdensdatum nog is betaald. Die bedragen horen in de rekening en verantwoording, ook als zij klein lijken, want een reeks kleine incasso's verklaart een gedaald saldo.

Opzeggen doe je per organisatie, met de akte van overlijden als bijlage wanneer zij daarom vragen. Zet in de taak de datum van je brief, het kenmerk en de datum waarop de organisatie bevestigt dat de incasso stopt. Een bevestiging is niet hetzelfde als een laatste afschrijving, controleer daarom het eerstvolgende afschrift. Wordt er daarna nog geïncasseerd, dan is dat een nieuwe taak. Zet de oude regel niet op opgezegd zolang die bevestiging en dat afschrift ontbreken. Gedeelde gezinsabonnementen laat je staan tot iemand heeft gekeken wie ze nog gebruikt.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. Wacht met schrappen tot duidelijk is dat een achterblijvende partner niet zonder energie of verzekering komt te zitten.