Archiveren is een status, geen kwijting

Archiveren is een administratieve status in de app. Het dossier wordt dan alleen-lezen. Medewerkers kunnen de vastlegging nog nalezen. Zij werken niet meer door alsof het een lopende werkplek is. Die status is geen einde van aansprakelijkheid. Zij is ook geen kwijting door de erfgenamen. Niemand is gekweten omdat een medewerker het dossier op gearchiveerd zet. Een kwijting is een verklaring van degenen die haar geven, op een stuk dat je kunt aanwijzen. Ontbreekt dat stuk, dan schrijf je niet dat de zaak is afgedaan. Je schrijft dat het kantoor het dossier administratief heeft gesloten, en je laat zien wat die zin wel en niet betekent.

Voordat je archiveert, schrijf je op wat nog open is. Een buitenlands huis zonder lokale akte, een gift waarvan de datum ontbreekt, een brief die concept is gebleven, een vraag die bij de notaris ligt. Die open punten horen in het dossier leesbaar te blijven, niet in een hoofd van een collega. Zet ze als taak of als slotregel, in woorden die een ander kan volgen. Is een punt bewust open gelaten, dan staat er waarom. Een leeg veld met een open taak is eerlijker dan een archiefstatus die volledigheid veinst. Erfgenamen zien die open punten alleen als de bijbehorende laag aan staat. Interne voorbehouden blijven interne notities.

Zeg in de laatste brief, als je er een stuurt, niet dat alle aanspraken zijn vervallen. Zeg wat je hebt gedaan en wat nog openstaat. De verzending van die brief is een taak, geen gevolg van de archiefstatus. Het portaal gaat niet vanzelf dicht voor elke laag omdat het dossier alleen-lezen wordt. Bepaal per laag of erfgenamen nog mogen zien wat er staat. Een laag met bedragen die nooit een bron kregen, hoort uit te staan voordat je het dossier als afgerond behandelt. Medewerkers houden de werkplek in beeld tot het moment van archiveren. Daarna is de status de leesstand. De papieren stukken blijven de bron, niet de statusvlag.

Ervazo zet bij archiveren de administratieve status op alleen-lezen en laat de vastlegging staan zoals zij op dat moment was. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. De status verandert geen schuld, geen erfdeel en geen aansprakelijkheid. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma geeft geen kwijting namens de erfgenamen en het verklaart een open post niet alsnog voor afgedaan. Wat je voor het archiveren als open hebt opgeschreven, blijft leesbaar. Het werkblad rekent niet een einde aan de zaak omdat de status is gezet. Sluiten in de app is een kantoorhandeling. De wet en de akten blijven buiten die knop.