Een conceptbrief is nog niet verstuurd

Een brief die in het dossier staat, is nog niet verstuurd. Het bestand bewaart een tekst. De verzending is een aparte handeling, door een aangewezen persoon, op een aangewezen moment. Zet daarom bij elke conceptbrief een taak: wie stuurt hem, aan wie, en wanneer. Zonder die taak lijkt een opgeslagen tekst op correspondentie die de deur al uit is. Dat is zij niet. Noteer ook of de tekst nog concept is. Haal dat woord pas weg als de brief echt is verzonden en je het bewijs daarvan bij de regel legt. Tot die tijd blijft de status concept, ook als de tekst al netjes oogt en al een aanhef heeft.

Erfgenamen mogen een concept niet zien zolang de tekst nog fout kan zijn. Een verkeerde naam, een open bedrag of een zin die een deel belooft, wordt in het portaal harder dan op het scherm van het kantoor. De laag brieven zet je pas aan als de brief klopt en verzonden is, of als je bewust een definitieve tekst deelt. Een kladversie hoort daar niet bij. Interne opmerkingen in de kantlijn blijven interne notities. Zij gaan niet mee naar het portaal. Medewerkers zien het concept in de werkplek. Erfgenamen zien alleen een laag die aan staat, en die laag blijft uit zolang de brief niet af is.

De taak noemt de afzender met naam, niet het kantoor als vage groep. Er staat ook het kanaal: post of een ander kanaal dat je echt gebruikt. Een concept dat niemand mag versturen, krijgt geen datum die op verzending lijkt. Wil je eerst een collega laten meelezen, dan is dat een interne taak, geen publicatie. Bewaar de versie die je hebt beoordeeld. Schrijf ernaast wat er nog mis was, maar doe dat in een interne notitie, niet in de tekst die later de deur uit kan. Pas als de taak is afgerond en het verzendbewijs erbij ligt, behandel je de brief als verzonden. Tot dan is opslaan geen versturen.

Ervazo bewaart de concepttekst, de taak en de laag brieven als stand van het dossier. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Een opgeslagen brief wordt daardoor geen verzonden brief en geen toezegging aan een erfgenaam. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma stuurt de tekst niet zelf de deur uit en het zet de laag brieven niet aan omdat het bestand er staat. Wie mag verzenden, blijft de taak van het kantoor. Een fout concept blijft in de werkplek tot een medewerker de tekst heeft rechtgezet. Het werkblad toont de status. Het maakt van een klad geen correspondentie.