Een levensdossier omzetten naar een nalatenschap

Op de dag dat een levensdossier een nalatenschap wordt, verandert de fase, niet de inhoud die er al stond. De bank, de woning en de contacten blijven staan. Er komt een sterfdatum bij. Zonder die datum is er geen peildatum voor de boedel en geen begin van de termijn voor de aangifte. Zet de datum bovenaan en gebruik haar overal hetzelfde. Een datum in een notitie en een andere datum in het veld is het begin van een verkeerde lijst. De omzetting is het moment om dat veld te vullen. Later gissen naar de dag helpt de verdeling niet en helpt de indicatie niet.

Daarna komt de kring. Wie erfgenaam lijkt te zijn, komt op de lijst, met de relatie. De aanvaarding blijft open. Zet haar niet vast omdat een sjabloon een kant op wijst. De keuze is aan de erfgenamen, in de vorm die daarbij hoort, en die keuze ligt buiten dit scherm. In het dossier staat dat de aanvaarding nog open is, tot er een besluit met een bron is. Een open keuze is een eerlijk feit. Een ingevulde keuze zonder bron is een risico voor wat daarna komt, van de schulden tot de verdeling. Laat het veld op open staan zolang de stukken dat ook doen.

Het playbook zet de eerste taken klaar. Dat zijn herinneringen: papieren zoeken, banken informeren, nagaan of er een testament is, een boedelbeschrijving, de aangifte voorbereiden. Het zijn geen termijnen van de Belastingdienst. De taak voor de aangifte erfbelasting krijgt een eigenaar, omdat de indiening anders tussen de mensen blijft zweven. De termijn zelf volgt het sterfjaar. Twintig maanden bij een overlijden in 2026, acht maanden bij een overlijden in 2025 of eerder. Het playbook vult die maanden niet voor je in. Jij controleert het jaar en de sterfdatum voordat je de einddatum van de taak gelooft.

Bedragen gaan op die dag nog niet naar het portaal. Een tijdlijn kan aan als de stappen kloppen, maar saldi zonder bron blijven binnen. Interne notities blijven sowieso binnen. De omzetting deelt niet vanzelf alles wat een vertrouwenspersoon tijdens het leven kon lezen. Zet delen uit, en zet pas een laag aan als de regel klopt. Een saldo op de sterfdatum is iets anders dan het saldo van vandaag. Tot dat verschil op de regel staat, is het bedrag geen bericht voor erfgenamen. De indicatie met de tabel van 2026 wacht op dezelfde voorzichtigheid. Zij is geen aangifte.

De dag van omzetten vraagt een sterfdatum, een kring van erfgenamen, een aanvaarding die nog open staat, en taken uit het playbook met een eigenaar. Bedragen gaan nog niet naar het portaal. Wat tijdens het leven was vastgelegd, blijft staan, maar delen begin je opnieuw. Dit is geen juridisch advies en geen belastingadvies. Of de omzetting op het juiste moment gebeurt, wie bevoegd is en of de aanvaarding nog echt open is, beoordeelt de notaris of een adviseur met de stukken. De software ordent de checklist en beslist die vragen niet.