Een buitenlandse overlijdensakte en de vorm die de ontvanger vraagt

Een overlijdensakte uit een ander land is niet altijd het stuk dat een Nederlandse bank of een notaris zonder meer aanvaardt. Soms is een vertaling nodig, soms een apostille, soms allebei, soms een andere vorm. Welke vorm het is, zegt de instantie die het stuk moet krijgen. Verzin die vorm niet uit een eerder dossier en niet uit een algemeen verhaal over het buitenland. In dit dossier noteer je uit welk land de akte komt, in welke taal zij is gesteld, en welke instantie haar wil zien. Daarna vraag je die instantie welke vorm zij aanvaardt. Het antwoord is de bron voor de volgende stap, niet een aanname over een apostille.

Vraag de bank of de notaris, afhankelijk van wie het stuk nodig heeft, welke vorm zij willen. Stuur nog niets extra's voordat dat antwoord er is, behalve als zij de akte al in de vorm vragen die je in huis hebt. Een vertaling laat je maken als zij een vertaling vragen, door iemand die zij aanvaarden als zij dat soort vertaler noemen. Noemen zij geen soort, dan vraag je dat na voordat je een opdracht geeft. Een apostille vraag je alleen als de ontvanger die noemt. De kosten van zo een stuk noteer je pas als er een nota is, niet als een geschat bedrag vooraf. Dit stuk noemt geen tarief voor een apostille of voor een vertaling.

Bewaar wat je hebt gestuurd en wat er terugkwam. Op de regel staan de datum van verzending, de vorm die je stuurde, de instantie en de datum van het antwoord. Wijst de ontvanger haar af, dan staat de reden in het antwoord, in hun woorden. Je stuurt niet meteen een andere vorm op hoop van slagen. Je vraagt wat er ontbreekt. Ervazo bewaart de brief en het antwoord. Het verstuurt ze niet en het legaliseert geen akte. De buitenlandse akte en de Nederlandse vertaling of apostille, als die er zijn, liggen bij de documenten naast elkaar. Een losse scan zonder de vraag die je stelde, is later niet te volgen. Zet de vraag erbij.

Een buitenlandse overlijdensakte kan een vertaling of een apostille nodig hebben voordat een Nederlandse bank of een notaris haar aanvaardt. De ontvanger zegt welke vorm dat is. Het dossier bewaart wat je hebt gestuurd en wat er terugkwam. Een tarief voor de apostille of de vertaling wordt hier niet genoemd. Dit is geen juridisch advies. Of de akte zo volstaat, bevestigt de bank of de notaris die haar moet gebruiken. De gemeente bevestigt een Nederlandse registratie langs haar eigen weg, niet de buitenlandse vorm die een bank vraagt. Elk van die antwoorden blijft bij zijn eigen instantie in het dossier.