De BRP volgt niet elk ander register vanzelf

De basisregistratie personen wordt meestal bijgewerkt doordat het overlijden wordt gemeld. De uitvaartverzorger doet die melding vaak, samen met de aangifte bij de gemeente. Daarna volgt de BRP. Dat is de gewone route, geen extra inlog en geen DigiD. In het dossier noteer je of de verzorger de melding heeft gedaan, bij welke gemeente, en op welke datum. Vraag de verzorger dat na als het niet op de papieren staat. Een aanname dat het wel gebeurd zal zijn, is geen aantekening. De gemeente bevestigt de aangifte. Tot die bevestiging er is, staat de taak open, ook als de uitvaart al achter de rug is.

Niet elk register hoort de BRP op dezelfde dag. Een bank, een verzekeraar of een ander loket kan nog op de oude gegevens zitten en vraagt dan alsnog de overlijdensakte. Stuur die akte als zij daarom vragen, en noteer aan wie je haar hebt gestuurd en op welke datum. Ga er niet van uit dat een melding aan de gemeente elke administratie heeft bereikt. Een loket dat niets laat horen, is niet hetzelfde als een loket dat is bijgewerkt. Zet per instantie die de akte wil een eigen regel. De akte zelf blijft in de documenten, zodat je haar niet steeds opnieuw hoeft te zoeken. Dit stuk noemt geen termijn waarop een bank moet hebben bijgewerkt.

De overlijdensakte is het stuk dat banken en verzekeraars vaak willen zien, naast hun eigen formulier. Welk formulier dat is, zegt de instantie. Verzin er geen bij. Een uittreksel of een afschrift: gebruik het woord dat de gemeente op het papier zet, en stuur wat de ontvanger vraagt. Ervazo bewaart de brief en het antwoord, en het bewijs van wat je hebt meegestuurd. Het verstuurt ze niet. DigiD en MijnOverheid gebruik je niet om te controleren of de BRP al klopt. Die controle loopt via de gemeente of via het loket dat nog schrijft. Een schermafbeelding uit een account van de overledene hoort niet in het dossier.

De uitvaartverzorger meldt het overlijden vaak, en de BRP volgt die route. Dat ontslaat het dossier niet van de vraag of banken en verzekeraars de akte nog willen. Noteer de melding, de gemeente en elke instantie die de akte heeft gekregen. Neem niet aan dat elk register is bijgewerkt omdat de uitvaart voorbij is. Dit is geen juridisch advies. Of de aangifte in de registratie staat, bevestigt de gemeente. Of een bank of een verzekeraar de akte nog nodig heeft, bevestigt die instelling. De notaris bevestigt welke akte in een akte van verdeling hoort, als die vraag in het dossier speelt.