De boedelnotaris is niet de oude huisnotaris

De notaris die deze boedel behandelt, is niet vanzelf de notaris bij wie de familie eerder een akte tekende. De oude relatie is een feit dat je mag noteren als de familie het zegt. Zij is geen benoeming voor dit overlijden. Vraag wie nu optreedt en leg die naam vast met de bron: een brief, een opdracht, of de mededeling dat het nog open is. Zolang het open is, schrijf je niet de huisnotaris van een eerdere akte als boedelnotaris omdat het telefoonnummer in het archief staat. Twee namen mogen naast elkaar staan. De ene is historisch contact. De andere is de notaris van deze nalatenschap. Alleen de tweede krijgt de vragen die bij deze boedel horen.

Welke vragen van de notaris zijn, hoort in het dossier zichtbaar te zijn. De kwalificatie van een gewone verblijfplaats, de vraag of een testament een geldige rechtskeuze bevat, de vraag of er een vereffenaar nodig is, de vraag wat een executeur mag. Dat zijn vragen voor de notaris, niet voor het werkblad. Het programma bewaart de feiten die je hebt: waar iemand woonde, welk stuk je las, welke rol op papier staat. Het antwoord vul je pas in als de notaris het geeft, en dan met die bron. Een interne inschatting blijft een interne notitie. Zij wordt geen tijdlijnfeit en geen brief. Erfgenamen zien haar niet omdat een notitie nooit naar het portaal gaat.

Noteer ook welke vragen niet van de software zijn, in een taak aan het kantoor zelf. Geen bedrag beloven voordat de waarden en de schulden er zijn. Geen buitenlands huis waarderen met een Nederlandse WOZ. Geen conceptbrief delen. Die taken blijven van het kantoor, met het label afspraak als het om de planning gaat. De notaris krijgt de rechtsvragen, niet de csv-proef en niet het urenlogboek. Zo blijft de scheiding leesbaar. Wisselt de boedelnotaris, dan vervang je de naam en bewaar je de oude als eerdere stand, met de datum. Een brief die nog aan de vorige notaris is gericht, blijft concept tot je hem rechtzet. Verzenden is een taak. De status in het dossier is geen opdracht.

Ervazo legt vast wie als notaris van deze boedel is genoemd en welke vraag daar openstaat. Ervazo legt vast en rekent als een werkblad. Het werkblad kiest de notaris niet en het geeft geen notarieel antwoord. Het dient niets in en het betaalt niets. Het programma passeert geen akte en het stuurt geen opdracht naar een notariskantoor. Een telefoonnummer uit een oud dossier wordt niet vanzelf de behandelaar. De medewerker vult de naam vanuit een stuk of laat het veld leeg met een taak. Het werkblad rekent hoogstens met cijfers die een bron hebben. De rechtsvraag blijft bij de notaris die deze boedel echt behandelt.