Aangifte van overlijden bij de gemeente

Een overlijden wordt aangegeven bij de gemeente waar de persoon is overleden. In de praktijk doet de uitvaartverzorger die aangifte, met een verklaring van de arts en de gegevens van de overledene. Als executeur hoef je niet zelf naar het loket wanneer dat zo is afgesproken, maar je controleert of de aangifte is gedaan. Vraag welke gemeente de akte opmaakt en wanneer een afschrift klaarligt. Zet die afspraak als taak, met de naam van de uitvaartverzorger als bron. Noteer de datum waarop de uitvaartverzorger zegt dat de aangifte is gedaan.

De akte van overlijden is het document dat banken, verzekeraars en veel andere instanties later willen zien. Een rouwkaart of een verklaring van de uitvaartverzorger volstaat voor hen meestal niet. Vraag op tijd genoeg afschriften, of informeer of een digitale verstrekking voor een bepaalde instantie genoeg is. Niet elke organisatie accepteert dezelfde vorm, dus noteer per instantie welk stuk je hebt gestuurd en op welke datum. Bewaar een exemplaar dat in het dossier blijft, zodat je niet telkens opnieuw hoeft te bestellen. Zolang de akte ontbreekt, blijft de taak open en stuur je geen incomplete set naar de bank.

Op de akte staan in elk geval de naam, de laatste woonplaats en de datum en plaats van overlijden. Controleer die gegevens tegen het identiteitsbewijs en tegen wat de familie noemt. Een spelfout of een verkeerde datum werkt door in brieven aan de bank en het pensioenfonds. Meld een fout bij de gemeente en bewaar het antwoord bij de akte. Zet in het dossier het aktenummer en de naam van de gemeente die het stuk heeft afgegeven. Dat scheelt zoeken wanneer een verzekeraar maanden later om het nummer vraagt.

De aangifte is iets anders dan een verklaring van erfrecht. Met de akte toon je dat iemand is overleden. De verklaring van erfrecht, opgesteld door een notaris, zegt wie bevoegd is om over de nalatenschap te beschikken. Een bank vraagt meestal dat tweede stuk voordat zij saldi vrijgeeft. Vraag de gemeente niet om de erfgenamen vast te stellen, dat is haar taak niet. Plan de akte als eerste document en de verklaring van erfrecht als volgende stap, zonder een prijs of een datum te verzinnen die de notaris nog niet heeft genoemd.

Buitenlandse overlijdensakten horen in een apart spoor en vervangen de Nederlandse gemeentelijke akte niet. Voor een overlijden in Nederland is die gemeentelijke akte het stuk waarmee je de meeste Nederlandse instanties benadert. Vraag de uitvaartverzorger of jij nog iets moet tekenen of meenemen. Lever alleen kopieën die leesbaar zijn en houd het originele afschrift beschikbaar voor wie het wil inzien. Een instantie die de akte retour wil, krijgt een afschrift en niet je enige exemplaar. Schrijf in de taak wanneer je het stuk hebt verstuurd en wanneer een ontvangstbevestiging binnen is.

Dit is een administratieve checklist, geen juridisch advies. De notaris, de bank of de betreffende instantie beslist wat er in dit dossier nodig is en in welke volgorde. Ervazo bewaart de taken, de brieven en de vastgelegde waarden. Het programma verstuurt de brieven niet, betaalt geen schulden en doet geen aangifte. Noteer per stap de datum, de persoon en het stuk dat je hebt ontvangen. Wat nog ontbreekt, blijft een open taak. Een afgevinkte regel betekent alleen dat de administratie is bijgewerkt. De taak rond de akte sluit pas als het afschrift daadwerkelijk in het dossier zit.