Une lettre en brouillon n’est pas encore envoyée

Une lettre qui se trouve dans le dossier n’est pas encore envoyée. Le fichier conserve un texte. L’envoi est un acte distinct, par une personne désignée, à un moment désigné. Mettez donc une tâche sur chaque lettre en brouillon : qui l’envoie, à qui, et quand. Sans cette tâche, un texte enregistré ressemble à une correspondance déjà sortie. Ce n’est pas le cas. Notez aussi si le texte est encore un brouillon. N’enlevez ce mot que lorsque la lettre a vraiment été envoyée et que vous joignez la preuve à la ligne. Jusque-là, le statut reste brouillon, même si le texte a déjà l’air soigné et a déjà une formule d’appel.

Les héritiers ne peuvent pas voir un brouillon tant que le texte peut encore être faux. Un mauvais nom, un montant ouvert ou une phrase qui promet une part devient plus dur dans le portail que sur l’écran du cabinet. Vous n’activez la couche lettres que lorsque la lettre est juste et envoyée, ou lorsque vous partagez sciemment un texte définitif. Une version brouillon n’y a pas sa place. Les remarques internes en marge restent des notes internes. Elles ne passent pas dans le portail. Les collaborateurs voient le brouillon dans l’espace de travail. Les héritiers ne voient qu’une couche activée, et cette couche reste éteinte tant que la lettre n’est pas prête.

La tâche nomme l’expéditeur par son nom, pas le cabinet comme groupe vague. Elle indique aussi le canal : la poste, ou un autre canal que vous utilisez vraiment. Un brouillon que personne ne peut envoyer ne reçoit pas de date qui ressemble à un envoi. Si vous voulez d’abord qu’un collègue relise, c’est une tâche interne, pas une publication. Conservez la version que vous avez relue. Écrivez à côté ce qui n’allait pas encore, mais faites-le dans une note interne, pas dans le texte qui pourra plus tard sortir. Ce n’est que lorsque la tâche est achevée et que la preuve d’envoi s’y trouve que vous traitez la lettre comme envoyée. Jusque-là, enregistrer n’est pas envoyer.

Ervazo conserve le texte du brouillon, la tâche et la couche lettres comme état du dossier. Ervazo enregistre et calcule comme une feuille de calcul. Une lettre enregistrée ne devient pas pour autant une lettre envoyée, ni une promesse à un héritier. Ce n’est pas un conseil. Il ne dépose rien et il ne paie rien. Le programme n’envoie pas lui-même le texte et n’active pas la couche lettres parce que le fichier est là. Qui peut envoyer reste la tâche du cabinet. Un brouillon erroné reste dans l’espace de travail jusqu’à ce qu’un collaborateur ait rectifié le texte. La feuille de calcul montre le statut. Elle ne fait pas d’un brouillon une correspondance.