Déclaration de décès auprès de la commune

Un décès est déclaré auprès de la commune où la personne est décédée. En pratique, l’entrepreneur de pompes funèbres fait cette déclaration, avec une attestation du médecin et les données du défunt. En tant qu’exécuteur testamentaire, vous n’avez pas à vous rendre vous-même au guichet lorsque cela a été convenu, mais vous vérifiez que la déclaration a été faite. Demandez quelle commune dresse l’acte et quand une copie certifiée (afschrift) est prête. Inscrivez ce rendez-vous comme tâche, avec le nom de l’entrepreneur de pompes funèbres comme source. Notez la date à laquelle l’entrepreneur de pompes funèbres dit que la déclaration a été faite.

L’acte de décès est le document que les banques, les assureurs et beaucoup d’autres organismes veulent voir ensuite. Un faire-part de décès ou une attestation de l’entrepreneur de pompes funèbres ne leur suffit en général pas. Demandez à temps assez de copies certifiées, ou renseignez-vous pour savoir si une délivrance numérique suffit pour un organisme donné. Toutes les organisations n’acceptent pas la même forme ; notez donc, pour chaque organisme, quelle pièce vous avez envoyée et à quelle date. Conservez un exemplaire qui reste dans le dossier, afin de ne pas devoir en commander sans cesse. Tant que l’acte manque, la tâche reste ouverte et vous n’envoyez pas un dossier incomplet à la banque.

L’acte mentionne en tout cas le nom, le dernier domicile et la date et le lieu du décès. Contrôlez ces données par rapport à la pièce d’identité et à ce que la famille indique. Une faute d’orthographe ou une date erronée se répercute dans les lettres à la banque et à la caisse de pension. Signalez une erreur à la commune et conservez la réponse avec l’acte. Inscrivez dans le dossier le numéro d’acte et le nom de la commune qui a délivré la pièce. Cela évite de chercher lorsqu’un assureur demande le numéro des mois plus tard.

La déclaration est autre chose qu’une attestation d’hérédité (verklaring van erfrecht). Avec l’acte, vous montrez que quelqu’un est décédé. L’attestation d’hérédité, dressée par un notaire, dit qui est habilité à disposer de la succession. Une banque demande en général cette seconde pièce avant de libérer les soldes. Ne demandez pas à la commune d’établir les héritiers ; ce n’est pas sa tâche. Prévoyez l’acte comme premier document et l’attestation d’hérédité comme étape suivante, sans inventer un prix ou une date que le notaire n’a pas encore indiqués.

Les actes de décès étrangers suivent une voie distincte et ne remplacent pas l’acte communal néerlandais. Pour un décès aux Pays-Bas, cet acte communal est la pièce avec laquelle vous vous adressez à la plupart des organismes néerlandais. Demandez à l’entrepreneur de pompes funèbres si vous devez encore signer ou apporter quelque chose. Ne fournissez que des copies lisibles et gardez la copie certifiée originale disponible pour qui veut la consulter. Un organisme qui veut que l’acte lui soit retourné reçoit une copie certifiée, et non votre seul exemplaire. Écrivez dans la tâche quand vous avez envoyé la pièce et quand un accusé de réception est arrivé.

Ceci est une liste de contrôle administrative, pas un conseil juridique. Le notaire, la banque ou l’organisme concerné décide de ce dont ce dossier a besoin et dans quel ordre. Ervazo conserve les tâches, les lettres et les valeurs enregistrées. Le programme n’envoie pas les lettres, ne paie aucune dette et ne dépose aucune déclaration. Notez pour chaque étape la date, la personne et le document que vous avez reçu. Ce qui manque encore reste une tâche ouverte. Une ligne cochée signifie seulement que l’administration a été mise à jour. La tâche relative à l’acte ne se clôt que lorsque la copie certifiée se trouve effectivement dans le dossier.