Archiver est un statut, pas une décharge

Archiver est un statut administratif dans l’application. Le dossier devient alors en lecture seule. Les collaborateurs peuvent encore relire ce qui a été consigné. Ils ne continuent plus à travailler comme si c’était un espace de travail en cours. Ce statut n’est pas la fin de la responsabilité. Il n’est pas non plus une décharge (kwijting) donnée par les héritiers. Personne n’est déchargé parce qu’un collaborateur met le dossier sur archivé. Une décharge (kwijting) est une déclaration de ceux qui la donnent, sur une pièce que vous pouvez désigner. Si cette pièce manque, vous n’écrivez pas que l’affaire est close. Vous écrivez que le cabinet a fermé le dossier sur le plan administratif, et vous montrez ce que cette phrase signifie et ce qu’elle ne signifie pas.

Avant d’archiver, vous écrivez ce qui est encore ouvert. Une maison à l’étranger sans acte local, une donation dont la date manque, une lettre restée en brouillon, une question qui est chez le notaire. Ces points ouverts doivent rester lisibles dans le dossier, pas dans la tête d’un collègue. Posez-les comme tâche ou comme ligne de clôture, en mots qu’un autre peut suivre. Si un point est laissé ouvert à dessein, il y est dit pourquoi. Un champ vide avec une tâche ouverte est plus honnête qu’un statut d’archive qui feint l’exhaustivité. Les héritiers ne voient ces points ouverts que si la couche correspondante est activée. Les réserves internes restent des notes internes.

Dans la dernière lettre, si vous en envoyez une, ne dites pas que toutes les prétentions sont éteintes. Dites ce que vous avez fait et ce qui est encore ouvert. L’envoi de cette lettre est une tâche, pas une conséquence du statut d’archive. Le portail ne se ferme pas de lui-même pour chaque couche parce que le dossier passe en lecture seule. Décidez, couche par couche, si les héritiers peuvent encore voir ce qui s’y trouve. Une couche avec des montants qui n’ont jamais eu de source doit être éteinte avant que vous traitiez le dossier comme achevé. Les collaborateurs gardent l’espace de travail en vue jusqu’au moment de l’archivage. Ensuite, le statut est le mode lecture. Les pièces papier restent la source, pas l’indicateur de statut.

Ervazo, à l’archivage, met le statut administratif en lecture seule et laisse la consignation telle qu’elle était à ce moment. Ervazo enregistre et calcule comme une feuille de calcul. Le statut ne change ni une dette, ni une part successorale, ni une responsabilité. Ce n’est pas un conseil. Il ne dépose rien et il ne paie rien. Le programme ne donne pas de décharge (kwijting) au nom des héritiers et ne déclare pas après coup un poste ouvert comme réglé. Ce que vous avez écrit comme ouvert avant l’archivage reste lisible. La feuille de calcul ne met pas fin à l’affaire par le calcul du seul fait que le statut a été posé. Fermer dans l’application est un acte du cabinet. La loi et les actes restent en dehors de ce bouton.