Ein Briefentwurf ist noch nicht versendet

Ein Brief, der in der Akte steht, ist noch nicht versendet. Die Datei bewahrt einen Text. Der Versand ist eine eigene Handlung, durch eine benannte Person, zu einem benannten Zeitpunkt. Setzen Sie deshalb bei jedem Briefentwurf eine Aufgabe: wer ihn sendet, an wen und wann. Ohne diese Aufgabe wirkt ein gespeicherter Text wie Korrespondenz, die schon zur Tür hinaus ist. Das ist sie nicht. Notieren Sie auch, ob der Text noch Entwurf ist. Nehmen Sie dieses Wort erst weg, wenn der Brief wirklich versendet ist und Sie den Nachweis davon bei der Zeile ablegen. Bis dahin bleibt der Status Entwurf, auch wenn der Text schon ordentlich aussieht und schon eine Anrede hat.

Erben dürfen einen Entwurf nicht sehen, solange der Text noch falsch sein kann. Ein falscher Name, ein offener Betrag oder ein Satz, der einen Erbteil verspricht, wird im Portal härter als auf dem Bildschirm der Kanzlei. Die Schicht Briefe schalten Sie erst ein, wenn der Brief stimmt und versendet ist, oder wenn Sie bewusst einen endgültigen Text teilen. Eine Rohfassung gehört nicht dazu. Interne Bemerkungen am Rand bleiben interne Notizen. Sie gehen nicht mit ins Portal. Mitarbeiter sehen den Entwurf am Arbeitsplatz. Erben sehen nur eine Schicht, die eingeschaltet ist, und diese Schicht bleibt aus, solange der Brief nicht fertig ist.

Die Aufgabe nennt den Absender mit Namen, nicht die Kanzlei als vage Gruppe. Dort steht auch der Kanal: Post oder ein anderer Kanal, den Sie wirklich nutzen. Ein Entwurf, den niemand versenden darf, bekommt kein Datum, das nach Versand aussieht. Wollen Sie zuerst einen Kollegen mitlesen lassen, ist das eine interne Aufgabe, keine Veröffentlichung. Bewahren Sie die Fassung, die Sie geprüft haben. Schreiben Sie daneben, was noch falsch war, aber tun Sie das in einer internen Notiz, nicht in dem Text, der später zur Tür hinaus kann. Erst wenn die Aufgabe erledigt ist und der Versandnachweis dabei liegt, behandeln Sie den Brief als versendet. Bis dahin ist Speichern kein Versenden.

Ervazo bewahrt den Entwurftext, die Aufgabe und die Schicht Briefe als Stand der Akte. Ervazo hält fest und rechnet wie ein Arbeitsblatt. Ein gespeicherter Brief wird dadurch kein versendeter Brief und keine Zusage an einen Erben. Das ist keine Beratung. Es reicht nichts ein und es zahlt nichts. Das Programm schickt den Text nicht selbst zur Tür hinaus und schaltet die Schicht Briefe nicht ein, weil die Datei da steht. Wer versenden darf, bleibt die Aufgabe der Kanzlei. Ein fehlerhafter Entwurf bleibt am Arbeitsplatz, bis ein Mitarbeiter den Text berichtigt hat. Das Arbeitsblatt zeigt den Status. Es macht aus einer Rohfassung keine Korrespondenz.