Ein Authenticator als Pflicht der Kanzlei

Die Kanzlei kann verlangen, dass eine Anmeldung mit einem Authenticator bestätigt wird. Das ist eine Einstellung der Firma, kein Gefallen, den ein Mitarbeiter überspringt, weil eine Akte eilt. Die Pflicht gilt für den Arbeitsplatz, an dem das Personal die Akten sieht. Sie steht getrennt von der Frage, welche Schichten ein Erbe sehen darf. Ein Authenticator beweist, dass diese Person den zweiten Schritt getan hat. Er beweist nicht von selbst, welche Rolle dazugehört. Die Rolle setzen Sie getrennt: Mitarbeiter am Arbeitsplatz oder Erbe im Portal. Vermischen Sie die beiden nicht, weil jemand das Passwort kennt. Kenntnis eines Passworts ist keine Ernennung und keine Vollmacht.

Ein geteiltes Passwort ist keine Rolle. Schreiben Sie das Passwort nicht auf einen Zettel bei der Akte und mailen Sie es nicht in der Familie herum. Jeder Erbe bekommt eine eigene Anmeldung. Nur dann ist sichtbar, wer im Portal schaut, und nur dann können Sie den Zugang einer Person entziehen, ohne die anderen auszusperren. Eine Nichte, die über die Anmeldung eines Bruders mitliest, steht in der Spur als dieser Bruder. Das wollen Sie nicht. Mitarbeiter nutzen ebenso wenig die Anmeldung eines anderen, um eine Aufgabe abzuhaken. Der Arbeitsplatz gehört zu der Person, die die Arbeit tut. Ein gemeinsames Konto wischt die Rollen weg und macht die Hash-Kette der Akte schwerer lesbar.

Schalten Sie die Pflicht des Authenticators für die Kanzlei ein und erklären Sie, dass ein neuer Mitarbeiter erst mitliest, wenn dieser Schritt funktioniert. Einen Erben laden Sie erst ein, wenn Sie wissen, wer diese Person ist und welche Schichten eingeschaltet sein dürfen. Die Anmeldung des Erben öffnet nicht den Arbeitsplatz und nicht die internen Notizen. Ist eine Schicht aus, bleibt sie aus, auch wenn der Erbe einen Authenticator nutzt. Der zweite Schritt ist kein Schlüssel zur ganzen Akte. Notieren Sie bei der Einladung, welche Schichten eingeschaltet sind und warum. Ein Kollege sieht dann, dass Zugang eine Wahl ist, kein Automatismus nach dem Tod. Der Entzug einer Anmeldung lässt den Rest des Kreises in Ruhe.

Ervazo kann den Authenticator für die Kanzlei zur Pflicht machen und hält die Anmeldung eines Mitarbeiters getrennt von der Anmeldung eines Erben. Ervazo hält fest und rechnet wie ein Arbeitsblatt. Das Arbeitsblatt zeigt die Schichten, die Sie eingeschaltet haben. Es entscheidet nicht, wer befugt ist. Das ist keine Beratung. Es reicht nichts ein und es zahlt nichts. Eine erfolgreiche Anmeldung ist keine Ernennung zum Testamentsvollstrecker oder zum Vereffenaar. Das Programm gibt kein Passwort aus und macht aus einem geteilten Code keine Rolle. Wer hinein darf, bleibt eine Entscheidung der Kanzlei und wird je Person und je Schicht festgehalten.