Das Postfach des Verstorbenen

E-Mail ist oft der Ort, an dem Policen, Rechnungen und Nachrichten von Stellen eingehen. Trotzdem darf ein Testamentsvollstrecker nicht von selbst alle Post des Verstorbenen lesen. Das Testament und die Regeln des Anbieters bestimmen, was erlaubt ist. Fragen Sie den Notar, welchen Spielraum Sie haben, bevor Sie ein Postfach öffnen oder ein gefundenes Passwort benutzen. Beim Provider fragen Sie, welches Verfahren sie nach einem Todesfall haben. Sich selbst mit einem gefundenen Passwort einzuloggen ist keine neutrale Verwaltungshandlung, auch nicht wenn Sie nur nach Rechnungen suchen. Folgen Sie dem Weg, den der Provider und der Notar angeben.

In die Akte setzen Sie die Konten, die bekannt sind: die Adresse, den Provider und ob aus diesem Fach Papierrechnungen kamen. Setzen Sie kein Passwort in eine offene Notiz und keinen Wiederherstellungscode in ein Portal für Erben. Wenn das Büro einen Aufbewahrungsort für Geheimnisse hat, gehört eine solche Angabe nur dorthin, wenn der Notar diese Nutzung deckt. Eine Liste von Adressen genügt, um Organisationen anzuschreiben, deren Post Sie erkennen. Der Inhalt alter Mails ist kein Inventar, das Sie ausdrucken und an alle Erben schicken. Bewahren Sie nur auf, was die Abwicklung braucht.

Papierpost und digitale Post stehen auf derselben Aufgabenliste, mit einem anderen Kennzeichen. Eine Rechnung, die nur per Mail eingeht, bewahren Sie als Datei beim Gläubiger auf. Trennen Sie sie von einem Gespräch mit einem Arzt oder einem Familienmitglied. Medizinische Nachrichten gehören nicht in die Nachlassmappe. Stoßen Sie darauf, während Sie nach einer Police suchen, hören Sie auf und fragen den Notar, wie damit umzugehen ist. Die Aufgabe ist die Abwicklung, nicht das Archiv eines Lebens, und Neugier ist kein Grund weiterzulesen.

Einen Newsletter oder einen Webshop kündigen Sie über den Weg der Abonnements, mit der Urkunde, wenn der Anbieter sie verlangt. Dafür müssen Sie nicht das ganze Postfach aufbewahren. Fragen Sie den Provider, ob eine begrenzte Weiterleitungsadresse möglich ist, wenn ihre Regeln das zulassen. Eine Weiterleitung, die alle Privatmail an einen Erben schickt, ist meist zu weit. Wählen Sie lieber eine gezielte Anfrage bei Organisationen, die Sie schon kennen. Soziale Medien und eine Cloud mit Fotos sind eigene Anbieter mit eigenen Verfahren; setzen Sie sie auf die Liste und öffnen Sie sie nicht an dem Tag, an dem Sie die Bank anrufen.

Kennt ein Erbe das Passwort, weil er zu Lebzeiten mitgeschaut hat, gilt dieselbe Bremse. Der informell geteilte Zugang endet mit dem Tod, genau wie eine Vollmacht. Bitten Sie diese Person, keine Nachrichten zu löschen und nichts im Namen des Verstorbenen zu versenden. Löschen macht die Verwaltung ärmer und weckt Misstrauen. Eine kurze schriftliche Absprache, dass niemand das Konto nutzt, bis der Provider oder der Notar den Weg angegeben hat, gehört in die Akte. Ervazo bewahrt diese Absprache und die Liste der bekannten Adressen, das Programm loggt sich nirgends ein und leert kein Postfach.

Dies ist eine administrative Checkliste, keine Rechtsberatung. Der Notar, die Bank oder die betreffende Stelle entscheidet, was in dieser Akte nötig ist und in welcher Reihenfolge. Ervazo bewahrt die Aufgaben, die Briefe und die festgehaltenen Werte. Das Programm versendet die Briefe nicht, zahlt keine Schulden und reicht keine Meldung und keine Erklärung ein. Notieren Sie je Schritt das Datum, die Person und das Schriftstück, das Sie erhalten haben. Was noch fehlt, bleibt eine offene Aufgabe. Eine abgehakte Zeile bedeutet nur, dass die Verwaltung aktualisiert wurde. Ein gefundenes Passwort ist keine Erlaubnis, das Postfach zu lesen.